In annähernd jedem Unternehmensbereich findet eine Art Stakeholder Management Anwendung. In praktikablen Worten gefasst, verstehe ich darunter alle, durch eine Veränderung (oder Neueinführung) betroffenen oder beteiligten Personen, bzw. Interessensvertreter. Dies können beispielsweise Geschäftspartner, Projektteams, Kunden, Presse und Medien, Gewerkschaften, Mitarbeiter, Auditoren oder Behörden sein. Doch sind nicht alle Informationen für alle Stakeholder gleichermaßen relevant. Mit dem Stakeholdermanagement erreichen die richtigen Informationen, die richtigen Personen, zur richtigen Zeit.
Warum Stakeholder Management?
Aus ITSM Sicht ist das Stakeholder Management für gewöhnlich von der Ausgangslage einer Veränderung oder Neueinführung eines Services zu betrachten. Aus dem IT Change Management heraus werden einzelne Änderungen oder auch Änderungen aus Projekten heraus, als für die Stakeholder wahrnehmbare Veränderung, entstehen.
Ist man im Stakeholder Management bereits soweit, dass man alle potenziellen Stakeholder in einer Datenbank/Liste angelegt hat, lässt sich schnell eine erste Zuordnung zutreffender Stakeholder bei einer Veränderung identifizieren. Hierzu jedoch gleich mehr in Form eines Beispiels.
Befindet man sich dagegen noch am Anfang eines Stakeholder Managements, können zurückliegende Projekte eine gute Informationsbasis zum Aufbau eines Stakeholder-Verzeichnis sein. Welche Themen wurden generell behandelt und wer musste dazu informiert oder konsultiert werden? An wen musste im Projekt hierarchisch berichtet werden? Wer fungierte als Projektsponsor? Welche unerwarteten Auswirkungen sind durch das Projekt ausgetreten? Die bestehenden Information, an wen man sich zu welchem Thema wenden musste ist somit eine wertvolle Informationsquelle für ein Stakeholder Management. Neben den o.g. Beispielen könnte das darüber hinaus noch den Einkauf, die Finanz- oder HR-Abteilung oder vielleicht den Betriebsrat betreffen – die Variationen sind entsprechend vielfältig.
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Einbeziehungsnotwendigkeit & Einbeziehungstiefe
Neben der rein personellen und organisatorischen Aufführung der potenziellen Stakeholder, sollte zudem eine erste Einschätzung derer thematischen Beteiligung (also Finanzfragen, Rechtsklärungen, Erfüllung von Auditanforderungen, etc.), ihrer Haltung (konfrontativ bis hin zu unterstützend), sowie der daraus resultierenden „Einbeziehungsnotwendigkeit“ aufgeführt werden. Neben der Grundhaltung des Stakeholders kann zur Beurteilung der Einbeziehungstiefe auch deren Bedeutung zur Umsetzung der Veränderung oder aber Auswirkung auf den Stakeholder durch die Veränderung herangezogen werden (siehe Matrix bzw. Template: Beteiligungsmatrix_stakeholder).
Ist ein gewisser Bestand als Informationspool vorhanden, sollte bei jedem Projekt, respektive bei jedem größeren Change überlegt werden, wer könnte alles als Stakeholder in Frage kommen. Ist zwischen Change Manager oder Change Evaluation und ggfs. einem Change Requester oder dem künftigen Projektleiter eine Zielliste durch Brainstorming entstanden, ist aus meiner Sicht ein erstes Kickoff mit kurzen 15 Minuten Slots pro Stakeholder sinnvoll, um festzustellen, ob auch entsprechend „Stakes“ an dem Projekt bzw. der bevorstehenden Änderung bestehen. Bei negativem Ergebnis, ist die entsprechende Person zur Vermeidung unnötiger Kommunikationsaufwände auch unverzüglich aus dem Stakeholderkreis zu entfernen.
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In der weiteren (Kommunikations-)Planung des Projekts oder des Changes kann nun task- und/oder meilensteinorientiert festgelegt werden, wer wann wie involviert bzw. benachrichtigt werden muss. Neben dem stetigen Output von Projekten oder Changeumsetzungen ist die Basis des Stakeholdermanagement in regelmäßigen Abständen zu überprüfen bzw. zu aktualisieren. Kurze Telefonate oder Austauschtermine (~30 Minuten) reichen hier für gewöhnlich für einen aktuellen Eindruck der thematischen, sowie emotionalen Haltung der potentiellen Stakeholder vollkommen aus.
Fazit
Wenn die Hürde einer ersten Etablierung eines Stakeholder Management genommen ist, wird die Informationsbasis schnell wachsen können und in Folge dessen immer größere Mehrwerte und am Ende zufriedene Stakeholder erreichen können. Findet dagegen keine umfassende Identifizierung der Stakeholder-Gruppen statt, führt dies beinah unweigerlich dazu, dass die betroffenen Personen nicht über bevorstehende Änderungen informiert sind und somit weder ihre Bedenken und Wünsche äußern können, noch zur Unterstützung der Veränderung beitragen können.
Jan Kahmann
Download: Stakeholder Management Template
Danke für den informativen Artikel! Lesenswert Blog.
Vielen Dank! 🙂