Beinah jedes Jahr bilden sich neue sog. „Buzzwords“ heraus, also Begriffe die immer wieder und allgegenwärtig auftreten und nicht selten große Vorhaben und Zukunftspläne verkörpern. Damit einhergehend fällt es aber häufig schwer zu greifen, was eigentlich genau dahintersteckt. Genauso auch meist beim Thema Digitalisierung. Im Interview mit Userlane aus München habe ich mich mit 5 konkreten Fragen zum Thema Digitalisierung und Digital Workplace beschäftigt.
Modernes Arbeiten, alle reden darüber. Aber was steckt dahinter?
Modernes Arbeiten definiert aus meiner Sicht die Möglichkeiten der aktiven Unterstützung und Freisetzung der Konzentration auf die Kernaufgaben eines Mitarbeiters. Je weniger Zeit ein Mitarbeiter, mit Informationsbeschaffung, Informationsverteilung oder weiteren Einfluss nehmenden Störfaktoren behelligt wird, desto effizienter kann er seine eigentlichen Aufgaben verfolgen. Hinter modernem Arbeiten sollte somit ganz konkret Abbau von Medienbrüchen, Aufbau ortsunabhängiger Arbeitsfähigkeit und Aufbau barrierefreier Kollaborationsmöglichkeiten stehen.
Was sind aus Ihrer Sicht die größten Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben?
Geht man nach der Definition, ist die ursprüngliche Intention der Digitalisierung das Digitalisieren von analogem Gut. Auch heute noch entstehen aus diesem Ursprung die größten Chancen der Digitalisierung. Analoges Gut ist nicht dezentral verfügbar, kann nicht ortsunabhängig gemeinsam bearbeitet werden und kann nicht ohne weiteres Zutun einem fortführenden Prozess zugeführt werden. All dies wird durch Digitalisierung möglich gemacht und führt übergeordnet zu dem Ziel der Effizienzsteigerung und somit Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.
Wie stellen Sie sicher, dass das Arbeitsumfeld Ihres Teams innovationsfördernd ist?
Um Innovationen zu fördern, müssen vor allem die Personen daran beteiligt sein, die später mit dieser Innovation arbeiten sollen. Frühe Einbindung ist hier das Stichwort. Möchte ich in meinem Unternehmen Innovationen fördern, kann ich diese nicht im stillen Kämmerlein, bspw. nur im Management ausarbeiten und dann der Belegschaft vorsetzen. Eine interdisziplinäre und hierarchieübergreifende Innovationskultur nimmt die Belegschaft mit und legt den Grundstein auf die Chance von intrinsischer Motivation bei allen Beteiligten.
Ein Prozess muss kurzfristig geändert werden. Wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Änderung akzeptieren?
Wie bereits in der vorigen Frage ist die frühe Einbindung elementar wichtig. Jede Möglichkeit der Mitgestaltung einer Änderung trägt die Chance auf Abbau von Vorbehalten gegen diese. Des Weiteren können im Organisational Change Management schnell rudimentäre Methoden zu Rate gezogen werden. Das DISG Persönlichkeitsmodell könnte als mögliche Variante hier eine schnelle und individuelle Einordnung der Charaktere bieten und gibt Anhaltspunkte zur richtigen Handhabe der Mitarbeiterführung zur Erhöhung der Akzeptanz von Veränderung. Um ein Beispiel anzuführen: Handelt es sich bei einer Abwehrhaltung um einen Mitarbeiter des stetigen Typs, entsteht diese Abwehrhaltung womöglich aus der eigenen Furcht, mit der Veränderung nicht mehr so gute Arbeitsergebnisse abliefern zu können. Ängste nehmen und Verantwortung und Einbindung fördern wären womöglich ein probates Mittel.
Wie vernetzt sind ihre Teams? Wie vermeiden Sie Silo-Strukturen in der Unternehmenskommunikation?
Gut vernetze Teams sind beim Thema Digitalisierung unabdingbar. Der gemeinsame teaminterne, ja sogar team- und abteilungsübergreifende, sowie ortsunabhängige Austausch von Informationen ist mitunter der größte Mehrwert zur Steigerung der Arbeitseffizienz. Hierbei vermischt sich durch Themen wie Bring your own Device (BYOD) oder WhatsApp auf den Mobilgeräten des Arbeitsgebers mehr und mehr die Grenze zwischen privatem und beruflichem Informationsfluss. Datenschutz und die Achtung persönlicher Belange der Mitarbeiter hierbei natürlich als zu wahrende Themen vorausgesetzt.
Zum Thema Silodenken in der Unternehmenskommunikation bringe ich gerne die Ideengeber aus den Abteilungen Kommunikation und Berechtigungsmanagement zusammen. Liegt der direkte Zusammenhang zunächst nicht ganz deutlich auf der Hand, fällt in der Diskussion jedoch schnell der Groschen. Berechtigungskonzepte sind meist zunächst restriktiv aufgebaut. Das Least Privilege Prinzip (stellt sicher, dass die Anwender nur mit den Berechtigungen ausgestattet werden, die sie auch wirklich benötigen) mag aus Security-Sicht zunächst korrekt sein, stellt aus Kommunikationssicht jedoch viele Schranken da. Einzelne Sharepoint Teamräume oder dezentrale Fileablagen geben jedem Mitarbeiter nur einen geringen Horizont der verfügbaren Informationen. Traut sich ein Unternehmen, diese Schranken aufzubrechen und das Berechtigungskonzept im Rahmen eines starken internen Unternehmensschutz zumindest Team- oder gar abteilungsweit aufzubrechen, werden sich sehr schnell verbesserte Informations- und Kommunikationsflüsse messen lassen.